Plan de match pour minimiser les impacts de la fermeture de votre clinique à cause de la COVID-19
Formation et Coaching | 2020-03-25
En ces temps difficiles du printemps 2020, nous sommes plus que jamais confrontés à la fragilité relative de toutes les cliniques liées à la santé et tout particulièrement les cliniques dentaires qui ont pour la plupart des coûts de fonctionnement assez élevés. L’impact de l’arrêt de nos opérations aura des conséquences diverses sur chacun d’entre nous, tout dépendra du temps pendant lequel les bureaux seront fermés et de l’ampleur des réserves monétaires de chacun.
Peu importe la gravité de votre situation, ne prenez surtout pas de décisions prématurées et préparez-vous plutôt pour la reprise plus ou moins normale de vos opérations. Permettez-moi donc de vous faire quelques suggestions qui pourront, je l’espère, vous aider à traverser cette crise avec le moins de séquelles possible. Voici six volets de votre organisation sur lesquels je vous suggère de porter attention.
Volet financier
- Diminuez vos sorties de fonds mensuelles le plus possible.
- Contactez les prêteurs et négociez des reports de paiement ou à tout le moins des allégements au niveau des paiements. Plusieurs en offrent déjà. Informez-vous auprès de vos collègues sur ce qui leur a été consenti et partagez-le (Facebook, LinkedIn).
- Soyez insistant, ne faites pas seulement demander de l’aide. Ne vous contentez pas de paroles d’encouragement, disant que l’on vous aidera quand ça ira vraiment mal. Demandez des ajustements immédiats.
- Tentez d’obtenir un report de paiement de votre loyer.
- Négociez avec vos fournisseurs le report puis l’étalement des sommes que vous leur devez.
- Malheureusement, si ce n’est pas encore fait, mettez certains employés au chômage.
- N’attendez pas d’être en difficulté financière avant d’agir, agissez maintenant. N’oubliez pas qu’au moment de reprendre le travail, les sorties de fonds commencent bien avant les entrées.
- Faites-vous un budget, suivez vos liquidités et servez-vous-en pour prendre vos décisions.
- Repensez les modalités de paiement que vous offrez à vos patients. Il est fort probable qu'ils aient des moyens financiers restreints pour un certain temps. Donc munissez-vous de différents types d’outils de financement.
- Envisagez la possibilité de modifier votre horaire en augmentant le nombre d’heures de travail. Ceci afin de vous permettre de réaliser une augmentation de la facturation.
- Restez au fait des aides gouvernementales et prémunissez-vous en. (Consultez les bulletins de l’ACDQ.)
Volet organisationnel
- Planifiez d’avance la reprise du travail
- Horaire augmenté ou diminué
- Évaluez les besoins en ressources humaines, reprise complète ou graduelle.
- Révision des protocoles organisationnels
- Profitez de votre temps pour écrire ou mettre à jour vos protocoles cliniques.
- Écrivez les protocoles temporaires de reprise des opérations. Qu’y aura-t-il à faire et qui le fera?
- Créez une cellule de crise.
- Pendant l’arrêt des opérations, vous-même et possiblement votre gestionnaire ou un employé pivot pour planifier le retour
- Après l’arrêt des opérations, vous-même, votre gestionnaire et les employés pivots pour accélérer le retour à la normale
- Réfléchissez à vos besoins réels en ressources humaines. Y a-t-il des employés superflus? Pensez à des mises à pied si nécessaire. Il vaut mieux sacrifier un emploi que d’en compromettre plusieurs. Tenez quand même compte du fait qu’il y a une pénurie de personnel.
Volet dentisterie
- Révision des protocoles cliniques
- Profitez de votre temps libre pour réviser vos protocoles de soins.
- Évaluez vos protocoles d’asepsie.
- Ayez des protocoles de reprise en charge des patients avec des traitements en suspens ou en suivi.
- Élargissez votre gamme de soins.
- Utilisez votre temps à parfaire votre éducation. Privilégiez les traitements générant peu de coûts (parodontie, chirurgie…).
- Tentez de vous préparer pour pouvoir offrir de nouveaux services à vos patients.
- Privilégiez l’achat de technologie permettant une augmentation de la facturation ou une augmentation de la productivité.
Volet ressources humaines
- Restez en contact avec vos employés (téléphone, vidéo, groupe Facebook). Prenez de leurs nouvelles et sécurisez-les, même si vous-même vous l’êtes plus ou moins. Jouez le rôle du capitaine du bateau, agissez en bon leader.
- Vérifiez la possibilité de vos employés de modifier leur horaire de travail si une réorganisation s’avérait nécessaire.
- Informez vos employés de ce qui se passe au bureau, même s’il s’y passe peu de choses.
- Planifiez des réunions d’équipe.
- Ayez une réunion générale de tout le personnel pour bien faire comprendre la marche à suivre afin d’avoir le meilleur retour au travail possible.
- Si vous faites déjà des réunions d’équipe, ne les laissez pas tomber. Vous devrez assurément vous en servir pour ajuster les actions de votre équipe.
Volet image corporative
- Autant que possible, restez en contact avec vos patients, par courriel, par votre page Facebook, votre site internet ou autre. Partagez des conseils dentaires et les recommandations de l’ordre des dentistes du Québec (ou de votre région pour les dentistes hors Québec).
- À moins qu’elle n’existe déjà, établissez une liste des courriels de vos patients, vos fournisseurs (surtout de votre région) et du plus de contacts pertinents possibles. Pendant l’arrêt, mais surtout au moment de reprendre le travail, faites des envois massifs de courriels pour favoriser une prise de rendez-vous rapide. Recherchez les logiciels d’envois massifs gratuits. (ex. Mailchimp)
- Planifiez d’avance le contenu de vos envois courriel ou autre.
- Envisagez la possibilité de devoir faire une campagne publicitaire. Faites quand même attention à ne pas devoir engager des sommes trop importantes.
Volet personnel
- Ne restez pas isolé, soyez en communication avec des collègues. Partagez vos actions et leurs résultats.
- Révisez votre budget personnel ou faites-vous-en un.
- Comme pour votre clinique, sollicitez vos prêteurs pour alléger temporairement vos obligations financières. Soyez exigeant et ayez des aides concrètes (report de paiement, congé de paiement…) de leur part. Aucun d’entre eux n’a intérêt à vous laisser tomber.
Il semblerait que de traverser une crise nous rend plus forts. Profitez-en pour réorganiser votre clinique et pour prendre de bons réflexes de gestion.
Finalement, le plus important, prenez soin de vous et de vos proches.
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